Là một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái kinh doanh hiện đại, hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại hiệu quả vượt trội về tốc độ và chi phí. Tuy nhiên, tương tự như hóa đơn giấy truyền thống, việc phát sinh sai sót trong quá trình lập và sử dụng HĐĐT là điều khó tránh khỏi. Các lỗi phổ biến thường liên quan đến số lượng hàng hóa, đơn giá, hoặc mức thuế suất. Để đảm bảo tính hợp lệ, tuân thủ pháp luật và duy trì sự minh bạch trong giao dịch điện tử, việc xử lý những sai sót này cần được thực hiện một cách chính xác theo quy định. Bài viết này, dưới góc độ chuyên gia về chữ ký số và HĐĐT, sẽ hướng dẫn quý vị cách xử lý HĐĐT khi có sai sót dựa trên Thông tư 32/2011/TT-BTC, tập trung vào hai trường hợp cụ thể sau đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc người bán và người mua chưa kê khai thuế
Trong tình huống này, việc xử lý cần sự nhanh chóng và đồng thuận giữa các bên để tránh phát sinh các vấn đề pháp lý phức tạp. Kế toán bên bán cần thực hiện các bước sau:
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và người bán, người mua đã kê khai thuế
Đây là trường hợp phức tạp hơn, đòi hỏi quy trình điều chỉnh cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định về thuế và hóa đơn. Kế toán bên bán cần thực hiện như sau:
Lưu ý quan trọng từ chuyên gia:
Trong trường hợp bên mua không phải là doanh nghiệp hoặc chưa trang bị chữ ký số, việc yêu cầu chữ ký điện tử của cả hai bên trong văn bản thỏa thuận điều chỉnh có thể gặp khó khăn. Trong tình huống này, để đảm bảo tính pháp lý, cả hai bên có thể linh hoạt sử dụng văn bản thỏa thuận bằng giấy, có chữ ký trực tiếp của cả người bán và người mua. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên khuyến khích và hướng tới việc sử dụng chữ ký số rộng rãi để tối ưu hóa quy trình, tăng cường bảo mật và đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mọi giao dịch điện tử, phù hợp với xu thế chuyển đổi số.